Microsoft Accessでシステム開発

Aceessでのシステム開発に関するコラム集です。

119.Accessシステムの運用トラブルを防ぐ！よくある失敗とその対策

Microsoft Accessは、中小企業のシステム開発に適したデータベースソフトウェアです。
プログラミングの知識がなくても扱いやすく、比較的短期間で業務システムを構築できます。しかし、Accessでのシステム開発にはいくつかの落とし穴があり、運用が始まった後にトラブルが発生することも少なくありません。

システムが遅くなる、データが壊れる、複数人での利用に問題が出るといったトラブルは、多くの企業で共通して起こるものです。これらのトラブルを未然に防ぐためには、開発の段階で適切な対策を講じることが重要です。

1. Accessのファイルが頻繁に壊れる
Accessは「単一ファイル」でデータを管理するため、ファイルの破損リスクがあります。特に、複数人が同時に利用する場合や、ネットワーク環境が不安定な場合に発生しやすくなります。

【対策】
・Accessの「分割データベース」機能を利用し、フロントエンド（ユーザーインターフェース）とバックエンド（データ）を分ける
・定期的にデータベースを最適化して、不要なデータの蓄積を防ぐ
・バックアップを自動化し、データが破損した場合にすぐ復旧できるようにする

2. システムの動作が遅くなる
Accessで作成したシステムは、データ量が増えるとパフォーマンスが低下しやすくなります。
特に、数万件以上のデータを扱う場合は注意が必要です。

【対策】
・インデックスを適切に設定し、検索やソートの速度を向上させる
・不要なクエリを削減し、複雑な処理はVBA（マクロ）で最適化する
・Accessの限界を超えるデータ量になったら、SQL Serverなどのデータベースに移行する

3. 複数人での利用時にエラーが発生する
Accessは基本的に単独利用向けに設計されているため、複数人で同時に利用すると「データの競合」や「ロックエラー」が発生することがあります。

【対策】
・データ編集を最小限に抑える設計をし、できるだけ閲覧モードで利用させる
・ユーザーごとに一時テーブルを用意し、同時編集を避ける
・SQL Serverをバックエンドにし、Accessをフロントエンドとして利用する方法を検討する

4. システム担当者がいなくなると誰もメンテナンスできない
Accessで開発したシステムは、開発者や担当者が退職すると運用が難しくなるケースが多くあります。

【対策】
・システムの仕様書を作成し、テーブルやクエリの構造、主要なVBAコードを記録する
・定期的に他の担当者にも操作方法を共有し、属人化を防ぐ
・外部のAccess開発者に保守を依頼できる体制を整えておく

5. Accessシステムの活用を見直すタイミング
Accessは手軽に開発できる一方で、業務規模の拡大に伴い限界を迎えることもあります。
以下のようなケースでは、Accessの運用を見直すことをおすすめします。

・データ量が急増し、処理が遅くなってきた
・同時接続するユーザーが増え、エラーが頻発している
・外部システムとの連携が必要になり、Accessだけでは対応が難しい

Accessでのシステム開発は、適切な設計と管理を行えば長期間安定して運用できます。
しかし、システムの成長とともにSQL Serverやクラウドデータベースへの移行を視野に入れることも重要です。

Accessを活用したシステム開発を成功させるためには、事前に運用面の課題を理解し、適切な対策を講じることが不可欠です。トラブルを防ぎながら、業務に最適なシステムを構築しましょう。