Microsoft Accessでシステム開発

Aceessでのシステム開発に関するコラム集です。

120.Accessで作る業務システム、エクセル管理とどう違う？

中小企業のシステム担当者が業務データを管理するとき、多くの企業ではまずエクセルを活用します。
エクセルは手軽で、関数やマクロを駆使すればある程度の業務効率化も可能です。
しかし、データ量が増えたり、複数人での管理が必要になったりすると、エクセルでは限界を感じる場面が増えてきます。

そんなときに検討すべきなのが、Accessでのシステム開発です。
Accessはデータベース管理を得意とするツールで、エクセルとは異なる特徴を持っています。業務の効率化やデータの整合性を重視する場合、Accessでの開発が適していることが多いのです。

エクセル管理のメリットと限界

エクセルは簡単にデータを入力・集計でき、グラフやピボットテーブルを活用すれば視覚的な分析も可能です。関数やVBAを使えば、ある程度の自動処理もできます。

しかし、エクセルはもともとデータ管理用のツールではなく、次のような課題があります。

• データ量が増えると、動作が重くなり処理速度が低下する
• 複数人で同時に編集すると、上書きミスやデータの不整合が発生しやすい
• データの検索や集計が複雑になり、管理が難しくなる
  
• 一部の担当者しかマクロや関数を理解しておらず、属人化しやすい

エクセルでの管理が煩雑になったと感じたら、Accessへの移行を検討するタイミングです。

Accessでの開発が適している場面

Accessはデータを「テーブル」に整理し、「クエリ」で検索や集計を行い、「フォーム」や「レポート」で分かりやすく表示できます。エクセルよりも大規模なデータを効率よく管理できるため、次のような業務に向いています。

• 商品や顧客情報を一元管理し、スムーズに検索・更新したい
• 発注や在庫管理など、複数の関連データをまとめて処理したい
• 複数人が同時にシステムを利用し、データの整合性を維持したい
• 定型業務を自動化し、手作業のミスを減らしたい

エクセルでは、データの重複やミスが発生しやすくなりますが、Accessでは「リレーショナルデータベース」としてデータを関連付けることで、整合性を保ちながら管理できます。

Accessでの開発のポイント

Accessでのシステム開発を成功させるには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

・データを正しく設計する
エクセルのように1つのシートに全てのデータを詰め込むのではなく、適切にテーブルを分けて管理することが重要です。例えば、「顧客情報」と「注文情報」を別々のテーブルに分け、リレーションを設定することで、より整理されたデータ管理が可能になります。

・クエリを活用して効率的にデータを抽出する
Accessでは「クエリ」を利用して、特定の条件に合致するデータをすぐに抽出できます。エクセルのフィルターやVLOOKUP関数では処理が遅くなりがちですが、Accessならより速く正確なデータ検索ができます。

・フォームで使いやすい画面を作る
Accessでは「フォーム」を使って、入力画面をカスタマイズできます。エクセルのシートに直接入力するよりも、わかりやすくミスの少ない操作が可能になります。

・バックアップとデータの最適化を行う
Accessのファイルは単独でデータを管理するため、定期的なバックアップや最適化が必要です。特に、複数人で利用する場合は「分割データベース」の設定を行い、データの破損リスクを減らすことが重要です。

エクセルとAccess、どちらを選ぶべきか？

エクセルは小規模なデータ管理や簡単な集計業務には適していますが、大量のデータを扱う業務や複数人での運用が必要な場合には、Accessのほうが適しています。

Accessでの開発を行えば、データの整合性を保ちながら効率よく管理できるため、業務のミスを減らし、生産性を向上させることができます。エクセルの管理に限界を感じたら、Accessへの移行を検討することをおすすめします。