Microsoft Accessでシステム開発

Accessでのシステム開発を成功させる鍵は、実はフォームや帳票よりも「データベース設計」にあります。
いくら便利な入力画面や自動処理を作っても、テーブルやリレーションの設計が不十分だと、後からトラブルが発生しやすく、業務改善効果も半減します。
ここでは、失敗しないAccessのデータベース設計の原則を解説します。

1. 情報を整理してテーブルを分ける
Accessでは、データを種類ごとにテーブルに分けることが基本です。
例えば、顧客情報、商品情報、受注情報を同じテーブルに詰め込むと、重複や整合性の問題が起きます。

• 顧客マスタ：氏名、住所、連絡先

• 商品マスタ：商品名、単価、在庫数

• 受注テーブル：受注日、顧客ID、商品ID、数量

テーブルごとに主キーを設定し、他のテーブルとリレーションを組むことで、効率的かつ安全にデータを管理できます。

2. 正規化でデータの重複を防ぐ
データの重複は更新ミスや検索エラーの原因になります。
正規化の原則に従い、繰り返し情報は別テーブルに分けて参照する形にすると、データ整合性が保たれます。
例えば、住所情報を別テーブルにして顧客テーブルから参照することで、顧客が複数住所を持つ場合でも一括管理が可能です。

3. 入力ミスや整合性を考慮した設計
フィールドのデータ型を適切に設定することも重要です。
数値型、日付型、テキスト型を正しく選ぶことで、誤入力を防げます。
さらに参照整合性を設定すると、存在しない顧客IDや商品IDを誤って入力できない仕組みになります。

4. 将来的な拡張を見越す
Accessは小規模向けとはいえ、業務が拡大するとデータ量や機能の追加が必要になります。
設計段階で、テーブルやフィールドを追加しやすい構造にしておくと、後から機能追加や集計処理の変更もスムーズです。
フロントエンドのフォームを変更するだけで対応できる設計にすると、現場への負担も少なく済みます。

5. 実務を意識したテーブル関係の可視化
リレーション図を作り、テーブル同士の関係を可視化することで、設計ミスを防ぎます。
どのテーブルを参照し、どのデータがどこで更新されるかを明確にすると、後から発生する手戻りを減らせます。

Accessでのシステム開発は、フォームや帳票よりも「データベース設計」に時間をかけることが成功の秘訣です。
テーブル分割、正規化、整合性チェック、拡張性の確保を意識した設計を行えば、システムの安定性と業務効率化を両立できます。
最初の設計で9割が決まるといっても過言ではなく、ここを押さえることで失敗のリスクを大幅に減らすことができます。