Microsoft Accessでシステム開発

Aceessでのシステム開発に関するコラム集です。

105.Accessはエクセルと何が違うのかを理解しよう

Microsoft Accessは、データベース管理システム（DBMS）の一つで、主に大量のデータを効率よく管理・処理するためのツールです。一方で、Microsoft Excelは表計算ソフトで、数値計算やデータの視覚化に優れています。
Accessの基本概念を解説しながら、Excelとの違いやそれぞれの得意・不得意について詳しく説明します。

1. Accessの基本概念

Accessはリレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）に分類され、データを「テーブル」と呼ばれる単位で管理します。
各テーブルは行（レコード）と列（フィールド）で構成され、データの整合性を保つために「リレーション（関係）」を設定できます。

Accessには主に以下の要素が含まれます。

• テーブル：データを保存する基本単位

• クエリ：データの検索や集計を行う

• フォーム：データの入力や閲覧を簡単にする

• レポート：データを見やすい形で出力する

2. AccessとExcelの違い

項目	Access	Excel
データ管理	大量のデータを効率的に管理	比較的小規模なデータ向け
データ構造	リレーショナルデータベース	単一の表ベース
データの整合性	関係性を持たせて管理可能	関数やマクロで対応可能だが管理が難しい
検索・集計	クエリ機能で簡単に処理	ピボットテーブルや関数を活用
ユーザーインターフェース	フォームやレポートで入力や出力が可能	シート単位で管理

 

3. Accessの得意・不得意

Accessが得意なこと

• 大量のデータ管理：数万～数百万件のデータでもスムーズに処理可能

• データの一貫性確保：リレーショナルデータベースの強みを活かし、データの重複や矛盾を防げる

• 複数ユーザーの同時利用：データを共有しながら、複数のユーザーが操作可能

• 自動化とデータ処理：VBAやマクロを活用し、業務の自動化がしやすい

Accessが不得意なこと

• 単純な計算処理：表計算ソフトほど関数や計算機能が充実していない

• データの視覚化：グラフ作成はExcelほど直感的ではない

• 習得の難易度：データベースの知識が必要で、Excelより学習コストが高い

4. どちらを選ぶべきか？

利用目的	推奨ツール
単純な表計算やグラフ作成	Excel
大量のデータを管理し、検索やレポート作成をしたい	Access
短期間で手軽に作業したい	Excel
長期的なデータ管理や業務システムの構築	Access

 

Accessは大量のデータ管理や業務システムの構築に適しており、Excelはデータ分析や視覚化に優れています。
それぞれの特性を理解し、適切なツールを選ぶことで、業務の効率化を図ることができます。