Microsoft Accessでシステム開発

Aceessでのシステム開発に関するコラム集です。

200.こんな業務にAccessシステム開発が向いている｜中小企業の実例から

Accessは中小企業でよく使われるデータベースソフトです。
特に、Excelでは管理が難しくなった業務や、既製のクラウドサービスでは合わない業務で力を発揮します。

ここでは、実際の中小企業での利用例を取り上げながら、Accessシステム開発が役立つ場面を紹介します。

顧客や取引先の情報管理

顧客名簿をExcelで管理している企業は多いですが、件数が増えると探しにくくなり、
住所や連絡先を更新するたびに複数のシートを修正する手間がかかります。

Accessで顧客管理システムを作ると、住所や担当者名、過去の取引履歴を一元管理でき、
検索や条件による絞り込みがすぐに行えます。
営業担当が必要な情報をすぐに取り出せるため、顧客対応がスムーズになります。

在庫や資材の入出庫管理

小売店や製造業では、在庫数や資材の入出庫を紙やExcelで記録していることがあります。
数が増えると記録ミスが起きやすく、正確な在庫数が把握できないという問題が発生します。

Accessで入出庫管理システムを作れば、商品の入荷や出荷の記録を即座にデータベースに反映できます。
その結果、在庫切れや過剰在庫を防ぎやすくなります。

見積書や請求書の作成

見積書や請求書を毎回手作業で作っていると、入力のミスや作業時間の増加につながります。

Accessを使って見積や請求のデータベースを作ると、
登録済みの顧客情報や単価データを呼び出して帳票を自動作成できます。
これにより、事務作業にかかる時間を短縮し、担当者の負担を軽減できます。

定期的なレポート作成

毎月の売上報告や会員数の推移など、定期的に集計して報告するデータは、
Excelで集計していると手間がかかりがちです。

Accessなら、ボタン操作で集計とレポート出力を行えるように設定できます。
必要なデータを瞬時に取り出せるため、報告作業が効率化されます。

ネットワークを使った小規模な共有業務

複数の担当者が同時にデータを入力する場合でも、Accessは社内ネットワーク上で利用できます。
クラウドほど大がかりではありませんが、同時に複数人で作業する程度の規模なら十分対応できます。

例えば、小規模の営業チームが日々の案件を記録したり、製造部門が部材の使用記録を更新したりする業務で活用されています。

 

Accessでのシステム開発は、大規模なシステムを必要としない中小企業に特に適しています。
Excelでは限界を感じ始めた業務や、紙の管理を効率化したい場面で大きな効果を発揮します。

実際に導入された企業では、日常業務がスムーズになり、担当者の作業時間が短縮されただけでなく、
情報の見える化が進んだことで判断のスピードも上がったという声が多く聞かれます。