Microsoft Accessでシステム開発

株式会社ネーブルスで不定期開催された、『Microsoft Accessで何ができるのか？』セミナーの概要を掲載しています。

2.ExcelとAccessの違い その1

例）
・ある旅行会社のツアー受付管理業務をデータベース化する。
・ロンドン旅行、パリ旅行などいろいろなツアーを企画してお客様から受付。
　受付情報を台帳に登録して管理。
　ツアー別の売上げ集計などもおこなう。

■ Excelで管理した場合

取り扱う情報　顧客情報、ツアー情報、ツアー受付情報Excelで管理した場合は、一つの表で管理する事になる。
以下のような問題点が発生する。

・同じツアー名を何度も入力する必要がある。手間が掛かるし、容量的にも無駄がでる。
・手入力では入力ミスも発生する。カタカナや平仮名の混在や単純ミスも発生する。
入力ミスが起こると、ツアー代金が変更になった場合など変更漏れも起こりうる。
矛盾のある管理状態が起こりうる。

■　Accessで管理した場合

Accessの場合は、「受付情報」「顧客情報」「ツアー情報」など、Excelでは一つの表で管理したものを３つの表に分割して管理する。
「顧客情報」は顧客名・電話番号など顧客に関連することだけを管理する。
「ツアー情報」ツアー名やツアー代金などはツアーに関連することだけを管理する。

「主キー」が重要になってくる。
「主キー」とは、それぞれの表の中で、データを一位に認識させるためのものである。
「主キー」を付ける事によって、受付情報には氏名を指定することなくIDのみで設定することができる。
顧客名やツアー名を何度も入力する必要がない。
ツアー代金が変更された時には、一つ一つ変更するのではなく、ツアー情報の一カ所を変更すればよい。
ばらばらに管理していたものを結合して使用する。
３つのテーブルを結合して利用すると、同じデータの繰り返しの入力の手間を省く事ができ、データ容量を節約することができる。
入力ミスとデータ変更の時の修正漏れの可能性を少なくし、 データの整合性を高める事ができる。